样本和文件应该讲述同样的故事。批准的材料、书面规格、批次参考和商业说明必须从报价到接收保持联系。
简单的审批工作流程可以防止大多数版本和期望问题。
创建一份采购档案
将报价请求、供应商报价、规格、照片、样品注释和文件清单放在一起。清楚地命名版本并记录谁批准了每个阶段。
集中文件可以防止采购、质量和物流团队根据不同的假设开展工作。
确定样本代表什么
询问样品是否来自当前库存、建议的装运批次或标准参考。答案决定了它与最终产品的比较程度。
在发出采购订单之前记录任何商定的变更。
单独的产品和批次文件
一些文件描述供应商或一般产品，而另一些文件则与特定批次相关。买家应该知道每条请求的记录属于哪个类别。
批次链接文档应使用与标签和装运文件相匹配的标识符。
尽早审查商业文书
正确的法定名称、地址、产品描述、数量和重量对于物流的顺利进行至关重要。在创建最终文件之前向经纪人提供指示。
草稿审查对于新路线或双方之间的第一个订单特别有用。
接收时关闭审批循环
仓库在抵达前应有批准的包装数量、批次参考和检验标准。立即记录损坏或差异。
接收结果完成资格认证过程，并为下一次购买决策提供证据。
专业买家须知： 产品可用性和监管状态因司法管辖区和预期用途而异。进口商和卖家应在订购前获取适合其市场的合格建议。