Paraugiem un dokumentiem vajadzētu stāstīt vienu un to pašu. Apstiprinātajam materiālam, rakstiskajai specifikācijai, partijas atsaucei un komerciālajam aprakstam jāpaliek saistītam no piedāvājuma līdz saņemšanai.
Vienkārša apstiprināšanas darbplūsma var novērst lielāko daļu versiju un paredzamo problēmu.
Izveidojiet vienu iepirkuma failu
Saglabājiet piedāvājuma pieprasījumu, piegādātāja piedāvājumu, specifikāciju, fotogrāfijas, piezīmju paraugus un dokumentu sarakstu kopā. Skaidri nosauciet versijas un pierakstiet, kurš apstiprināja katru posmu.
Faila centralizēšana neļauj iepirkumu, kvalitātes un loģistikas komandām strādāt no dažādiem pieņēmumiem.
Nosakiet, ko paraugs pārstāv
Jautājiet, vai paraugs ir no pašreizējā krājuma, piedāvātās sūtījuma partijas vai standarta atsauces. Atbilde nosaka, cik cieši to var salīdzināt ar gala precēm.
Reģistrējiet visas saskaņotās izmaiņas pirms pirkuma pasūtījuma izdošanas.
Atsevišķi produkta un partijas dokumenti
Daži dokumenti apraksta piegādātāju vai vispārīgu produktu, bet citi attiecas uz konkrētu partiju. Pircējiem būtu jāzina, kurai kategorijai pieder katrs pieprasītais ieraksts.
Ar sēriju saistītajos dokumentos ir jāizmanto identifikatori, kas atbilst etiķetēm un sūtījuma dokumentiem.
Pārskatiet komerciālos dokumentus agri
Pareizi juridiskie nosaukumi, adreses, produktu apraksti, daudzumi un svars ir būtiski raitas loģistikas nodrošināšanai. Pirms galīgo dokumentu izveides sniedziet brokera norādījumus.
Pārskatīšanas uzmetums ir īpaši noderīgs jaunam maršrutam vai pirmajam pasūtījumam starp pusēm.
Saņemšanas brīdī aizveriet apstiprināšanas cilpu
Pirms ierašanās noliktavā jābūt apstiprinātam paku skaitam, partiju atsaucēm un pārbaudes kritērijiem. Nekavējoties reģistrējiet bojājumus vai neatbilstības.
Rezultātu saņemšana pabeidz kvalifikācijas procesu un sniedz pierādījumus nākamajam pirkuma lēmumam.