Τα δείγματα και τα έγγραφα πρέπει να λένε την ίδια ιστορία. Το εγκεκριμένο υλικό, η γραπτή προδιαγραφή, η αναφορά παρτίδας και η εμπορική περιγραφή πρέπει να παραμένουν συνδεδεμένα από την προσφορά έως την παραλαβή.
Μια απλή ροή εργασιών έγκρισης μπορεί να αποτρέψει τα περισσότερα προβλήματα έκδοσης και προσδοκιών.
Δημιουργήστε ένα αρχείο προμήθειας
Κρατήστε μαζί το αίτημα για προσφορά, προσφορά προμηθευτή, προδιαγραφές, φωτογραφίες, δείγματα σημειώσεων και λίστα εγγράφων. Ονομάστε ξεκάθαρα τις εκδόσεις και καταγράψτε ποιος ενέκρινε κάθε στάδιο.
Η συγκέντρωση του αρχείου αποτρέπει τις ομάδες αγορών, ποιότητας και υλικοτεχνικής υποστήριξης από διαφορετικές υποθέσεις.
Προσδιορίστε τι αντιπροσωπεύει το δείγμα
Ρωτήστε εάν το δείγμα προέρχεται από το τρέχον απόθεμα, την προτεινόμενη παρτίδα αποστολής ή μια τυπική αναφορά. Η απάντηση καθορίζει πόσο στενά μπορεί να συγκριθεί με τα τελικά αγαθά.
Καταγράψτε οποιαδήποτε συμφωνημένη παραλλαγή πριν από την έκδοση της εντολής αγοράς.
Ξεχωριστά έγγραφα προϊόντος και παρτίδας
Ορισμένα έγγραφα περιγράφουν τον προμηθευτή ή το γενικό προϊόν, ενώ άλλα σχετίζονται με μια συγκεκριμένη παρτίδα. Οι αγοραστές πρέπει να γνωρίζουν σε ποια κατηγορία ανήκει κάθε εγγραφή που ζητήθηκε.
Τα έγγραφα που συνδέονται με παρτίδες θα πρέπει να χρησιμοποιούν αναγνωριστικά που ταιριάζουν με τις ετικέτες και τα έγγραφα αποστολής.
Ελέγξτε έγκαιρα τα εμπορικά έγγραφα
Τα σωστά νομικά ονόματα, οι διευθύνσεις, οι περιγραφές προϊόντων, οι ποσότητες και τα βάρη είναι απαραίτητα για την ομαλή εφοδιαστική. Παρέχετε οδηγίες μεσολαβητή πριν δημιουργηθούν τα τελικά έγγραφα.
Το σχέδιο αναθεώρησης είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μια νέα διαδρομή ή μια πρώτη παραγγελία μεταξύ των μερών.
Κλείστε τον βρόχο έγκρισης κατά τη λήψη
Η αποθήκη πρέπει να έχει τον εγκεκριμένο αριθμό πακέτων, τις αναφορές παρτίδων και τα κριτήρια επιθεώρησης πριν από την άφιξη. Καταγράψτε αμέσως ζημιές ή αποκλίσεις.
Η λήψη αποτελεσμάτων ολοκληρώνει τη διαδικασία πιστοποίησης και παρέχει αποδεικτικά στοιχεία για την επόμενη απόφαση αγοράς.