Vzorky a dokumenty by mali rozprávať rovnaký príbeh. Schválený materiál, písomná špecifikácia, číslo šarže a obchodný popis musia zostať spojené od ponuky až po prijatie.
Jednoduchý pracovný postup schvaľovania môže zabrániť väčšine problémov s verziami a očakávaniami.
Vytvorte jeden súbor obstarávania
Uschovajte si žiadosť o cenovú ponuku, ponuku dodávateľa, špecifikáciu, fotografie, vzorové poznámky a zoznam dokumentov. Jasne pomenujte verzie a zaznamenajte, kto schválil každú fázu.
Centralizácia súboru bráni nákupným, kvalitatívnym a logistickým tímom pracovať z rôznych predpokladov.
Identifikujte, čo vzorka predstavuje
Opýtajte sa, či vzorka pochádza z aktuálnych zásob, navrhovanej šarže zásielky alebo štandardnej referencie. Odpoveď určuje, nakoľko sa dá porovnať s konečným tovarom.
Pred vystavením objednávky zaznamenajte všetky dohodnuté zmeny.
Oddeľte dokumenty o produkte a šarži
Niektoré dokumenty popisujú dodávateľa alebo všeobecný produkt, zatiaľ čo iné sa týkajú konkrétnej šarže. Kupujúci by mali vedieť, do ktorej kategórie každý požadovaný záznam patrí.
Dokumenty prepojené s dávkami by mali používať identifikátory, ktoré zodpovedajú štítkom a dokumentácii zásielky.
Čoskoro skontrolujte obchodné dokumenty
Správne oficiálne mená, adresy, popisy produktov, množstvá a hmotnosti sú nevyhnutné pre bezproblémovú logistiku. Pred vytvorením konečných dokumentov poskytnite pokyny maklérovi.
Kontrola návrhu je užitočná najmä pre novú trasu alebo prvú objednávku medzi stranami.
Uzavrite schvaľovací cyklus pri prijímaní
Sklad by mal mať pred príchodom schválený počet balení, referencie šarží a kontrolné kritériá. Poškodenie alebo nezrovnalosti ihneď zaznamenajte.
Získanie výsledkov dokončí proces kvalifikácie a poskytne dôkazy pre ďalšie rozhodnutie o kúpe.