يجب أن تحكي العينات والوثائق نفس القصة. يجب أن تظل المادة المعتمدة والمواصفات المكتوبة ومرجع الدفعة والوصف التجاري مرتبطة منذ عرض الأسعار وحتى الاستلام.
يمكن لسير عمل الموافقة البسيط أن يمنع معظم مشكلات الإصدار والتوقعات.
إنشاء ملف مشتريات واحد
احتفظ بطلب عرض الأسعار وعرض المورد والمواصفات والصور الفوتوغرافية وعينة الملاحظات وقائمة المستندات معًا. قم بتسمية الإصدارات بشكل واضح وسجل من وافق على كل مرحلة.
إن مركزية الملف تمنع فرق الشراء والجودة والخدمات اللوجستية من العمل بناءً على افتراضات مختلفة.
حدد ما تمثله العينة
اسأل ما إذا كانت العينة تأتي من المخزون الحالي أو دفعة الشحنة المقترحة أو مرجع قياسي. تحدد الإجابة مدى قرب مقارنتها بالسلع النهائية.
تسجيل أي تغيير متفق عليه قبل إصدار أمر الشراء.
وثائق المنتج والدُفعات منفصلة
تصف بعض المستندات المورد أو المنتج العام، والبعض الآخر يتعلق بدفعة محددة. يجب أن يعرف المشترون الفئة التي ينتمي إليها كل سجل مطلوب.
يجب أن تستخدم المستندات المرتبطة بالدفعة معرفات تتطابق مع الملصقات وأوراق الشحن.
مراجعة الأوراق التجارية في وقت مبكر
تعد الأسماء القانونية والعناوين وأوصاف المنتجات والكميات والأوزان القانونية الصحيحة ضرورية لسلاسة الخدمات اللوجستية. تقديم تعليمات الوسيط قبل إنشاء المستندات النهائية.
تُعد مراجعة المسودة مفيدة بشكل خاص للمسار الجديد أو الأمر الأول بين الأطراف.
أغلق حلقة الموافقة عند الاستلام
يجب أن يكون لدى المستودع عدد العبوات المعتمدة ومراجع الدفعات ومعايير الفحص قبل الوصول. سجل الضرر أو التناقضات على الفور.
يؤدي تلقي النتائج إلى إكمال عملية التأهيل وتقديم دليل على قرار الشراء التالي.