Näidised ja dokumendid peaksid rääkima sama lugu. Heakskiidetud materjal, kirjalik spetsifikatsioon, partii viide ja kaubanduslik kirjeldus peavad jääma seotuks alates pakkumisest kuni vastuvõtmiseni.
Lihtne kinnitamise töövoog võib ära hoida enamiku versiooni- ja ootusprobleemidest.
Looge üks hankefail
Hoidke hinnapäring, tarnija pakkumine, spetsifikatsioon, fotod, näidismärkmed ja dokumentide loetelu koos. Nimetage versioonid selgelt ja kirjutage üles, kes iga etapi heaks kiitis.
Faili tsentraliseerimine takistab ostu-, kvaliteedi- ja logistikameeskondadel töötamast erinevate eelduste alusel.
Tehke kindlaks, mida valim esindab
Küsige, kas proov pärineb praegusest laost, kavandatavast saadetise partiist või standardviitest. Vastus määrab, kui lähedalt saab seda lõpptootega võrrelda.
Enne ostutellimuse väljastamist registreerige kõik kokkulepitud muudatused.
Eraldi toote- ja partiidokumendid
Mõned dokumendid kirjeldavad tarnijat või üldist toodet, teised aga on seotud konkreetse partiiga. Ostjad peaksid teadma, millisesse kategooriasse iga taotletud kirje kuulub.
Partiipõhised dokumendid peaksid kasutama identifikaatoreid, mis ühtivad siltide ja saadetise dokumentidega.
Vaadake kommertspaberid varakult üle
Korrektsed juriidilised nimed, aadressid, tootekirjeldused, kogused ja kaalud on sujuvaks logistikaks hädavajalikud. Esitage maakleri juhised enne lõplike dokumentide loomist.
Ülevaatuse mustand on eriti kasulik uue marsruudi või osapooltevahelise esimese tellimuse puhul.
Vastuvõtmisel sulgege kinnitusahel
Laos peaks enne saabumist olema kinnitatud pakendite arv, partii viited ja kontrollikriteeriumid. Registreerige kahjustused või lahknevused kohe.
Tulemuste saamine lõpetab kvalifitseerimisprotsessi ja esitab tõendid järgmise ostuotsuse tegemiseks.