Prøver og dokumenter skal fortælle den samme historie. Det godkendte materiale, skriftlige specifikation, batchreference og handelsbeskrivelse skal forblive forbundet fra tilbud til modtagelse.
En simpel godkendelsesworkflow kan forhindre de fleste versions- og forventningsproblemer.
Opret én indkøbsfil
Gem tilbudsanmodningen, leverandørtilbud, specifikation, fotografier, prøvenotater og dokumentliste sammen. Navngiv versioner tydeligt, og notér, hvem der godkendte hvert trin.
Centralisering af filen forhindrer indkøbs-, kvalitets- og logistikteams i at arbejde ud fra forskellige antagelser.
Identificer, hvad prøven repræsenterer
Spørg, om prøven kommer fra det nuværende lager, den foreslåede forsendelsesbatch eller en standardreference. Svaret afgør, hvor tæt det kan sammenlignes med de endelige varer.
Registrer enhver aftalt variation, før købsordren udstedes.
Adskil produkt- og batchdokumenter
Nogle dokumenter beskriver leverandøren eller det generelle produkt, mens andre vedrører et specifikt parti. Købere bør vide, hvilken kategori hver anmodet post tilhører.
Batch-linkede dokumenter skal bruge identifikatorer, der matcher etiketterne og forsendelsespapirerne.
Gennemgå kommercielt papirarbejde tidligt
Korrekte juridiske navne, adresser, produktbeskrivelser, mængder og vægte er afgørende for problemfri logistik. Giv mæglerinstruktioner, før de endelige dokumenter oprettes.
Udkast til gennemgang er især nyttig for en ny rute eller en første ordre mellem parterne.
Luk godkendelsessløjfen ved modtagelse
Lageret bør have det godkendte pakkeantal, batchreferencer og inspektionskriterier inden ankomst. Registrer skader eller uoverensstemmelser med det samme.
Modtagelse af resultater fuldender kvalificeringsprocessen og giver bevis for den næste købsbeslutning.