A mintáknak és a dokumentumoknak ugyanazt a történetet kell mesélniük. A jóváhagyott anyagnak, az írásos specifikációnak, a tételreferenciának és a kereskedelmi leírásnak kapcsolatban kell maradnia az árajánlattól az átvételig.
Egy egyszerű jóváhagyási munkafolyamat megelőzheti a legtöbb verzió- és elvárásproblémát.
Hozzon létre egy beszerzési fájlt
Tartsa együtt az ajánlatkérést, a szállítói ajánlatot, a specifikációt, a fényképeket, a mintajegyzeteket és a dokumentumlistát. Nevezze meg egyértelműen a verziókat, és rögzítse, hogy ki hagyta jóvá az egyes szakaszokat.
A fájl központosítása megakadályozza, hogy a beszerzési, minőségügyi és logisztikai csapatok eltérő feltételezések alapján dolgozzanak.
Határozza meg, mit képvisel a minta
Kérdezze meg, hogy a minta az aktuális raktárkészletből, a javasolt szállítási tételből vagy szabványos referenciából származik-e. A válasz határozza meg, hogy mennyire hasonlítható össze a végtermékkel.
Jegyezze fel az egyeztetett módosításokat a beszerzési megrendelés kiadása előtt.
Külön termék és köteg dokumentumok
Egyes dokumentumok a szállítót vagy az általános terméket írják le, míg mások egy adott tételre vonatkoznak. A vásárlóknak tudniuk kell, hogy az egyes kért rekordok melyik kategóriába tartoznak.
A kötegelt dokumentumoknak olyan azonosítókat kell használniuk, amelyek megegyeznek a címkékkel és a szállítási papírokkal.
Korán tekintse át a kereskedelmi papírokat
A megfelelő hivatalos nevek, címek, termékleírások, mennyiségek és súlyok elengedhetetlenek a zökkenőmentes logisztikához. Adja meg a közvetítői utasításokat a végleges dokumentumok létrehozása előtt.
A tervezet felülvizsgálata különösen hasznos új útvonalak vagy a felek közötti első megrendelés esetén.
Fogadáskor zárja be a jóváhagyási hurkot
A raktárnak megérkezés előtt rendelkeznie kell a jóváhagyott csomagok számával, tételreferenciákkal és ellenőrzési kritériumokkal. Azonnal jegyezze fel a sérüléseket vagy eltéréseket.
Az eredmények megérkezése befejezi a minősítési folyamatot, és bizonyítékot szolgáltat a következő vásárlási döntéshez.