Näytteiden ja asiakirjojen pitäisi kertoa sama tarina. Hyväksytyn materiaalin, kirjallisen spesifikaation, eräviitteen ja kaupallisen kuvauksen tulee pysyä yhteydessä tarjouksesta vastaanottoon.
Yksinkertainen hyväksynnän työnkulku voi estää useimmat versio- ja odotusongelmat.
Luo yksi hankintatiedosto
Säilytä tarjouspyyntö, toimittajan tarjous, erittely, valokuvat, näytemuistiinpanot ja asiakirjaluettelo yhdessä. Nimeä versiot selkeästi ja kirjaa ylös kunkin vaiheen hyväksyjä.
Tiedoston keskittäminen estää osto-, laatu- ja logistiikkatiimien työskentelyn erilaisista oletuksista.
Tunnista, mitä näyte edustaa
Kysy, tuleeko näyte nykyisestä varastosta, ehdotetusta lähetyserästä vai vakioviittauksesta. Vastaus määrittää, kuinka tarkasti sitä voidaan verrata lopputuotteeseen.
Kirjaa ylös kaikki sovitut muutokset ennen ostotilauksen antamista.
Erottele tuote- ja eräasiakirjat
Jotkut asiakirjat kuvaavat toimittajaa tai yleistä tuotetta, kun taas toiset koskevat tiettyä erää. Ostajien tulee tietää, mihin luokkaan kukin pyydetty tietue kuuluu.
Erään linkitetyissä asiakirjoissa tulee käyttää tunnisteita, jotka vastaavat tarroja ja lähetyspapereita.
Tarkista kaupalliset paperit ajoissa
Oikeat viralliset nimet, osoitteet, tuotekuvaukset, määrät ja painot ovat välttämättömiä sujuvan logistiikan kannalta. Anna välittäjälle ohjeet ennen lopullisten asiakirjojen luomista.
Luonnostarkistus on erityisen hyödyllinen uudelle reitille tai ensimmäiselle tilaukselle osapuolten välillä.
Sulje hyväksyntäsilmukka vastaanottaessasi
Varastossa tulee olla hyväksytty pakkausmäärä, eräviitteet ja tarkastuskriteerit ennen saapumista. Kirjaa vauriot tai erot välittömästi muistiin.
Tulosten saaminen suorittaa kelpuutusprosessin ja antaa todisteita seuraavaa ostopäätöstä varten.