Зразки та документи повинні розповідати ту саму історію. Затверджений матеріал, письмова специфікація, посилання на партію та комерційний опис повинні залишатися пов’язаними від пропозиції до отримання.
Простий процес затвердження може запобігти більшості проблем із версіями та очікуваннями.
Створити один файл закупівель
Зберігайте разом запит на пропозицію, пропозицію постачальника, специфікацію, фотографії, зразки приміток і список документів. Чітко назвіть версії та запишіть, хто схвалив кожен етап.
Централізація файлу запобігає роботі груп із закупівель, якості та логістики, виходячи з різних припущень.
Визначте, що представляє зразок
Запитайте, чи походить зразок із поточного запасу, із запропонованої партії вантажу чи стандартного посилання. Відповідь визначає, наскільки близько його можна порівняти з кінцевим продуктом.
Записуйте будь-які узгоджені зміни до оформлення замовлення на купівлю.
Окремі документи на продукт і партію
Деякі документи описують постачальника або загальний продукт, а інші стосуються конкретної партії. Покупці повинні знати, до якої категорії належить кожен запитуваний запис.
Документи, пов’язані з партіями, мають використовувати ідентифікатори, які збігаються з етикетками та документацією про відправлення.
Заздалегідь перевірте комерційну документацію
Правильні офіційні назви, адреси, описи продуктів, кількість і вага є важливими для безперебійної логістики. Надайте брокеру інструкції до створення остаточних документів.
Перегляд чернетки особливо корисний для нового маршруту або першого замовлення між сторонами.
Закрийте цикл затвердження під час отримання
Перед прибуттям склад повинен мати затверджену кількість упаковок, номери партій і критерії перевірки. Негайно зафіксуйте пошкодження або невідповідності.
Отримання результатів завершує процес кваліфікації та надає докази для наступного рішення про купівлю.