דוגמאות ומסמכים צריכים לספר את אותו הסיפור. החומר המאושר, המפרט הכתוב, הפניה לאצווה והתיאור המסחרי חייבים להישאר מחוברים מהצעת המחיר ועד הקבלה.
זרימת עבודה פשוטה של אישור יכולה למנוע את רוב בעיות הגירסה והציפיות.
צור קובץ רכש אחד
שמור את בקשת הצעת המחיר, הצעת הספק, המפרט, התמונות, הערות לדוגמה ורשימת המסמכים יחד. שם גרסאות בבירור ורשום מי אישר כל שלב.
ריכוז הקובץ מונע מצוותי רכש, איכות ולוגיסטיקה לעבוד מהנחות שונות.
זהה מה המדגם מייצג
שאל אם המדגם מגיע מהמלאי הנוכחי, מאצות המשלוח המוצעת או אסמכתא סטנדרטית. התשובה קובעת עד כמה ניתן להשוות אותה עם הסחורה הסופית.
רשום כל גרסה מוסכמת לפני הוצאת הזמנת הרכש.
הפרד מסמכי מוצר ואצווה
חלק מהמסמכים מתארים את הספק או המוצר הכללי, בעוד שאחרים מתייחסים לאצוה ספציפית. על הקונים לדעת לאיזו קטגוריה שייכת כל רשומה מבוקשת.
מסמכים מקושרים לאצווה צריכים להשתמש במזהים התואמים לתוויות ולניירת המשלוח.
בדוק את הניירת המסחרית מוקדם
שמות משפטיים נכונים, כתובות, תיאורי מוצרים, כמויות ומשקלים חיוניים ללוגיסטיקה חלקה. ספק הוראות מתווך לפני יצירת מסמכים סופיים.
סקירת טיוטת שימושית במיוחד עבור מסלול חדש או הזמנה ראשונה בין הצדדים.
סגור את לולאת האישור בעת הקבלה
על המחסן להיות בעל ספירת החבילות המאושרת, אסמכתאות אצווה וקריטריוני בדיקה לפני ההגעה. רשום נזקים או אי התאמות באופן מיידי.
קבלת תוצאות משלימה את תהליך ההסמכה ומספקת ראיות להחלטת הרכישה הבאה.