Pavyzdžiai ir dokumentai turėtų papasakoti tą pačią istoriją. Patvirtinta medžiaga, rašytinė specifikacija, partijos nuoroda ir komercinis aprašymas turi likti susiję nuo pasiūlymo iki gavimo.
Paprasta patvirtinimo darbo eiga gali užkirsti kelią daugeliui versijų ir lūkesčių problemų.
Sukurkite vieną pirkimo failą
Kainos užklausą, tiekėjo pasiūlymą, specifikaciją, nuotraukas, pastabų pavyzdžius ir dokumentų sąrašą laikykite kartu. Aiškiai pavadinkite versijas ir užrašykite, kas patvirtino kiekvieną etapą.
Bylos centralizavimas neleidžia pirkimo, kokybės ir logistikos komandoms dirbti pagal skirtingas prielaidas.
Nustatykite, ką reprezentuoja pavyzdys
Paklauskite, ar pavyzdys yra iš dabartinių atsargų, siūlomos siuntos partijos ar standartinės nuorodos. Atsakymas lemia, kaip tiksliai jį galima palyginti su galutinėmis prekėmis.
Įrašykite visus sutartus pakeitimus prieš išduodant pirkimo užsakymą.
Atskirkite gaminio ir partijos dokumentus
Kai kuriuose dokumentuose aprašomas tiekėjas arba bendras produktas, o kiti susiję su konkrečia partija. Pirkėjai turėtų žinoti, kuriai kategorijai priklauso kiekvienas prašomas įrašas.
Su paketais susietuose dokumentuose turėtų būti naudojami identifikatoriai, atitinkantys etiketes ir siuntos dokumentus.
Anksti peržiūrėkite komercinius dokumentus
Teisingi juridiniai pavadinimai, adresai, gaminių aprašymai, kiekiai ir svoriai yra būtini sklandžiam logistikai. Prieš kurdami galutinius dokumentus pateikite tarpininko instrukcijas.
Apžvalgos projektas ypač naudingas naujam maršrutui arba pirmam užsakymui tarp šalių.
Gavimo metu uždarykite patvirtinimo kilpą
Prieš atvykstant sandėlyje turi būti patvirtintas pakuočių skaičius, partijų nuorodos ir tikrinimo kriterijai. Nedelsdami užregistruokite žalą ar neatitikimus.
Gauti rezultatai užbaigia kvalifikacijos procesą ir pateikia įrodymus kitam pirkimo sprendimui.