Мострите и документите трябва да разказват същата история. Одобреният материал, писмената спецификация, препратката към партидата и търговското описание трябва да останат свързани от офертата до получаването.
Един прост работен процес на одобрение може да предотврати повечето проблеми с версиите и очакванията.
Създайте един файл за обществена поръчка
Съхранявайте заявката за оферта, офертата на доставчика, спецификацията, снимките, примерните бележки и списъка с документи заедно. Наименувайте ясно версиите и запишете кой е одобрил всеки етап.
Централизирането на файла не позволява на екипите за закупуване, качество и логистика да работят от различни предположения.
Определете какво представлява пробата
Попитайте дали пробата идва от текущата наличност, предложената партида за пратка или стандартна референция. Отговорът определя колко тясно може да бъде сравнен с крайните стоки.
Запишете всяка договорена вариация, преди да бъде издадена поръчката за покупка.
Отделни документи за продукти и партиди
Някои документи описват доставчика или общия продукт, докато други се отнасят за конкретна партида. Купувачите трябва да знаят към коя категория принадлежи всеки заявен запис.
Пакетно свързаните документи трябва да използват идентификатори, които съответстват на етикетите и документите за пратката.
Прегледайте търговските документи отрано
Правилните юридически имена, адреси, описания на продуктите, количества и тегла са от съществено значение за гладката логистика. Предоставете инструкции на брокера, преди да бъдат създадени окончателните документи.
Прегледът на черновата е особено полезен за нов маршрут или първа поръчка между страните.
Затворете цикъла на одобрение при получаване
Складът трябва да има одобрен брой опаковки, препратки към партиди и критерии за проверка преди пристигането. Запишете незабавно щетите или несъответствията.
Получаването на резултати завършва процеса на квалификация и предоставя доказателства за следващото решение за покупка.