Próbki i dokumenty powinny opowiadać tę samą historię. Zatwierdzony materiał, pisemna specyfikacja, numer partii i opis handlowy muszą pozostać powiązane od oferty do momentu odbioru.
Prosty przepływ pracy zatwierdzania może zapobiec większości problemów z wersjami i oczekiwaniami.
Utwórz jeden plik zaopatrzenia
Przechowuj zapytanie ofertowe, ofertę dostawcy, specyfikację, zdjęcia, przykładowe notatki i listę dokumentów razem. Nazwij wersje wyraźnie i zapisz, kto zatwierdził każdy etap.
Centralizacja pliku uniemożliwia zespołom ds. zakupów, jakości i logistyki pracę w oparciu o różne założenia.
Określ, co reprezentuje próbka
Zapytaj, czy próbka pochodzi z bieżących zapasów, z proponowanej partii wysyłkowej czy ze standardowego odniesienia. Odpowiedź określa, jak blisko można go porównać z towarem finalnym.
Zapisz wszelkie uzgodnione zmiany przed wydaniem zamówienia.
Oddzielne dokumenty produktu i partii
Niektóre dokumenty opisują dostawcę lub ogólny produkt, inne zaś dotyczą konkretnej partii. Kupujący powinni wiedzieć, do której kategorii należy każdy żądany rekord.
Dokumenty powiązane z partią powinny używać identyfikatorów zgodnych z etykietami i dokumentacją przesyłki.
Wcześnie przejrzyj dokumentację handlową
Prawidłowe nazwy prawne, adresy, opisy produktów, ilości i wagi są niezbędne dla sprawnej logistyki. Przekaż instrukcje brokerowi przed utworzeniem dokumentów końcowych.
Przegląd projektu jest szczególnie przydatny w przypadku nowej trasy lub pierwszego zamówienia pomiędzy stronami.
Zamknij pętlę zatwierdzania przy odbiorze
Magazyn powinien posiadać zatwierdzoną liczbę opakowań, numery partii i kryteria kontroli przed przybyciem. Natychmiast zarejestruj uszkodzenia lub rozbieżności.
Otrzymanie wyników kończy proces kwalifikacji i stanowi dowód do podjęcia kolejnej decyzji zakupowej.