Campioni e documenti dovrebbero raccontare la stessa storia. Il materiale approvato, le specifiche scritte, il riferimento del lotto e la descrizione commerciale devono rimanere collegati dal preventivo fino alla ricezione.
Un semplice flusso di lavoro di approvazione può prevenire la maggior parte dei problemi relativi alle versioni e alle aspettative.
Creare un file di approvvigionamento
Conserva insieme la richiesta di preventivo, l'offerta del fornitore, le specifiche, le fotografie, le note dei campioni e l'elenco dei documenti. Nominare chiaramente le versioni e registrare chi ha approvato ciascuna fase.
La centralizzazione del file impedisce ai team di acquisto, qualità e logistica di lavorare partendo da presupposti diversi.
Identificare cosa rappresenta il campione
Chiedere se il campione proviene dallo stock attuale, dal lotto di spedizione proposto o da un riferimento standard. La risposta determina quanto può essere paragonato ai beni finali.
Registrare qualsiasi variazione concordata prima dell'emissione dell'ordine di acquisto.
Documenti separati di prodotto e lotto
Alcuni documenti descrivono il fornitore o il prodotto generale, mentre altri si riferiscono a un lotto specifico. Gli acquirenti dovrebbero sapere a quale categoria appartiene ciascun record richiesto.
I documenti collegati in batch devono utilizzare identificatori che corrispondano alle etichette e alla documentazione di spedizione.
Esaminare tempestivamente la documentazione commerciale
Nomi legali, indirizzi, descrizioni dei prodotti, quantità e pesi corretti sono essenziali per una logistica fluida. Fornire istruzioni al broker prima della creazione dei documenti finali.
La revisione del progetto è particolarmente utile per una nuova tratta o un primo ordine tra le parti.
Chiudere il ciclo di approvazione alla ricezione
Il magazzino dovrebbe disporre del conteggio dei pacchi, dei riferimenti dei lotti e dei criteri di ispezione approvati prima dell'arrivo. Registrare immediatamente eventuali danni o discrepanze.
La ricezione dei risultati completa il processo di qualificazione e fornisce prove per la successiva decisione di acquisto.