Prøver og dokumenter skal fortelle samme historie. Godkjent materiale, skriftlig spesifikasjon, batchreferanse og kommersiell beskrivelse må forbli koblet fra tilbud til mottak.
En enkel godkjenningsarbeidsflyt kan forhindre de fleste versjons- og forventningsproblemer.
Opprett én innkjøpsfil
Hold tilbudsforespørsel, leverandørtilbud, spesifikasjon, fotografier, prøvenotater og dokumentliste sammen. Nevn versjoner tydelig og noter hvem som godkjente hvert trinn.
Sentralisering av filen forhindrer innkjøps-, kvalitets- og logistikkteam fra å jobbe ut fra forskjellige forutsetninger.
Identifiser hva prøven representerer
Spør om prøven kommer fra gjeldende lager, foreslått forsendelsesparti eller en standardreferanse. Svaret avgjør hvor nært det kan sammenlignes med sluttvarene.
Registrer eventuelle avtalte varianter før innkjøpsordren utstedes.
Skill produkt- og batchdokumenter
Noen dokumenter beskriver leverandøren eller det generelle produktet, mens andre gjelder et bestemt parti. Kjøpere bør vite hvilken kategori hver forespurte post tilhører.
Batch-koblede dokumenter bør bruke identifikatorer som samsvarer med etikettene og forsendelsespapirene.
Gjennomgå kommersielle papirer tidlig
Riktige juridiske navn, adresser, produktbeskrivelser, mengder og vekt er avgjørende for smidig logistikk. Gi meglerinstruksjoner før endelige dokumenter opprettes.
Utkast til gjennomgang er spesielt nyttig for en ny rute eller en første ordre mellom partene.
Lukk godkjenningssløyfen ved mottak
Lageret bør ha godkjent pakkeantall, batchreferanser og inspeksjonskriterier før ankomst. Registrer skader eller avvik umiddelbart.
Mottak av resultater fullfører kvalifiseringsprosessen og gir bevis for neste kjøpsbeslutning.